Pulse Arzon Festival
Régie bénévole d'un nouveau festival électro à Craponne-sur-Arzon (43).
Structurer une équipe bénévole pour votre évènement
Chez Aloha Production, nous aidons à définir les fiches de poste, construire les plannings, organiser les briefings et mettre en place des référents de pôles.
Notre mission : garantir une expérience fluide pour les bénévoles comme pour le public.
Nous mettons en place les outils de communication (briefs, groupes, hotline), les procédures de sécurité et le suivi qualité.
Notre savoir-faire s'appuie sur l'expérience terrain acquise sur des festivals et évènements multi-sites partout en France.
Exemples de missions bénévoles
World Festival Ambert
Co-programmation artistique, recrutement des intermittents et régie bénévole, pour l'association organisatrice du World Festival Ambert (63).
Organisation et outils pour vos bénévoles
Structurer une équipe bénévole va bien au-delà d'un tableau de calcul. Chaque évènement présente des spécificités : jauge, topographie, flux, contraintes de sécurité et d'accessibilité.
Structuration : fiches de poste, référents, procédures et parcours d'accueil.
Outils : plannings, canaux de communication (briefs, groupes, hotline), pointage.
Formation : brief sécurité, accueil du public, accessibilité et montée en compétences.
Nous dimensionnons et coordonnons l'équipe, assurons la supervision terrain et le bilan post-évènement.
Notre méthode en 6 étapes
- Cadrage : jauge, missions, profils, contraintes de site et de sécurité.
- Recrutement : sourcing, inscriptions, validation des disponibilités.
- Planning : construction des shifts, référents, affectations par zone.
- Formation : briefs sécurité, accueil du public, procédures et parcours PMR.
- Communication : briefs, groupes, hotline, kits d'accueil (t-shirts, badges).
- Exploitation : pointage, supervision terrain, résolution d'imprévus, bilan et fidélisation.
Pourquoi choisir Aloha Production ?
- Structuration efficace : fiches de poste, référents, plannings et procédures claires.
- Sécurité et accessibilité : briefs, parcours PMR, gestion des flux et coordination sûreté.
- Supervision terrain : référents présents, pointage, résolution rapide des imprévus.
FAQ
Vous avez une question sur la coordination d'équipe bénévole ?
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
Le dimensionnement dépend de la jauge, de la configuration du site et des flux attendus. Nous cadrons missions et ratios par zone pour ajuster le volume.
Prenez-vous en charge le recrutement et le planning ?
Oui. Nous gérons le sourcing, les inscriptions, la validation des disponibilités et la construction des plannings (shifts, référents, affectations par zone).
Comment formez-vous les bénévoles ?
Nous organisons des briefings clairs : sécurité, accueil du public, procédures, communication radio, parcours PMR. Un kit d'accueil est fourni.
Quels outils mettez-vous en place ?
Plannings partagés, groupes de communication, hotline, pointage et remontées terrain. Les référents disposent d'un pack de supervision.
Assurez-vous la supervision le jour J ?
Oui, des référents terrain coordonnent les équipes, gèrent les pauses et les imprévus, et assurent le lien avec la régie générale.
Intervenez-vous partout en France ?
Oui, avec un ancrage en Auvergne-Rhône-Alpes (Clermont-Ferrand) et des missions dans toute la France.
Parlez-nous de votre projet
Dites-nous votre jauge, vos dates et le nombre de bénévoles envisagé : nous vous proposons un dimensionnement et une méthode de coordination.
Écrivez-nous
Indiquez le type d'évènement, la date envisagée, la jauge et un budget indicatif : nous vous répondons sous 48 heures ouvrées.